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Portage salarial et frais professionnels : quid de la TVA ?

Particulièrement adapté aux professions de cadre, de consultant ou encore aux autoentrepreneurs en pleine création d’entreprise, le portage salarial se destine principalement aux acteurs du secteur tertiaire. Réunissant les avantages des statuts d’entrepreneur et de salarié, le portage salarial offre ainsi la possibilité à de nombreux prestataires de services de bénéficier d’un statut plus indépendant, tout en conservant une certaine sécurité de l’emploi. La gestion des frais professionnels liés à l’activité exercée peut en revanche se révéler épineuse, et soulever de nombreuses questions lors de leur déclaration.

Quels sont les frais à déclarer ? Quels sont ceux qu’il est possible de se faire rembourser ? Y a-t-il des solutions pour récupérer la TVA ?

Le montant de ces frais et autres cotisations qui en découlent peuvent lourdement peser sur votre chiffre d’affaires et donc votre salaire en tant que salarié porté. Il existe cependant des solutions pour minimiser la charge financière que ceux-ci représentent, vous permettant ainsi d’optimiser vos revenus.

Déclarer des frais professionnels en portage salarial : TVA récupérable ?-1

Catégorisation et déclaration des frais professionnels

Les frais professionnels d’un salarié porté se divisent en deux catégories bien distinctes : les frais refacturables, et les frais non refacturables. Il est primordial de les distinguer, puisqu’ils n’obéissent pas aux mêmes règles, tant du point de vue de la facturation que de celui de la fiscalité.

La gestion de ces frais professionnels et leur remboursement sont encadrés par des textes de loi (notamment l’Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale) ainsi que par l’URSSAF. L’établissement de notes de frais peut également par la suite donner lieu à des réductions en matière d’imposition : il est donc important d’être attentif à la gestion de chaque note pour optimiser son chiffre d’affaires et son revenu annuel.

Les frais refacturables en portage salarial

Aussi appelés frais de mission, ils sont directement attribuables à la mission en question et peuvent ainsi être refacturés à l’entreprise cliente. Cela peut notamment concerner :

  • les frais de déplacement (frais kilométriques et/ou frais de transport);
  • les frais de restauration;
  • les frais d’hébergement temporaire.

Ainsi, il est possible de joindre à vos honoraires une facture spécifique liée à ces dépenses, afin que celles-ci soient couvertes par votre client. Afin d’éviter toute déconvenue, cet aspect est à négocier au préalable avec l’entreprise cliente, lors de l’établissement du contrat. Les modalités de cette refacturation doivent donc apparaître clairement dans le contrat de prestation de service signé par toutes les parties. Des justificatifs pourront parfois être exigés par l’entreprise cliente (factures, tickets de caisse, etc.).

Les frais non refacturables en portage salarial

Egalement désignés comme frais de fonctionnement, ces frais doivent être supportés par le salarié et non par ses clients : ils sont intrinsèques à son activité, et ne sont donc pas engagés pour une mission ou une entreprise en particulier. Parmi ces frais, on compte par exemple : 

  • les abonnements auprès de fournisseurs d’accès internet et les forfaits téléphoniques;
  • les campagnes de communication, de publicité ou de prospection;
  • l’achat d’outils de travail et de fournitures de bureau;
  • les frais d’entretien de ces outils de travail;
  • les frais liés au lieu de travail du salarié (location temporaire d’un bureau, d’un espace de travail partagé, etc.).

Ces frais peuvent parfois être pris en charge par les entreprises de portage salarial elles-mêmes, à des taux variables selon les employeurs. En effet, certaines prendront en charge la totalité de vos frais professionnels, tandis que d’autres feront le choix de ne vous rembourser qu’une partie de ceux-ci. Là encore, vous devrez vous munir de justificatifs d’achat à présenter à votre employeur pour prouver vos dépenses, et il faudra parfois faire preuve de force de conviction pour obtenir gain de cause. C’est un point à ne pas négliger puisque cela jouera sur votre chiffre d’affaires, et donc, de fait, sur votre revenu annuel.

Déclarer des frais professionnels en portage salarial : TVA récupérable ?-2

Récupération de la TVA : mode d’emploi

La TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) est un impôt sur la consommation payé par les particuliers lors de chaque achat (de biens ou de services) effectué auprès de professionnels. Son taux peut être variable puisqu’il dépend du régime d’imposition applicable au secteur en question, et les professionnels qui la collectent doivent par la suite reverser cette part à l’Etat. Cependant, les entreprises obéissent à des règles particulières à ce sujet : on parle de TVA collectée, de TVA déductible, et surtout de TVA récupérable.

Suite à l’engagement de frais professionnels, il est donc parfois possible de récupérer la TVA qui y est associée, sous certaines conditions. Dans le cadre du portage salarial, plusieurs cas de figure sont envisageables.

Récupération auprès de la société de portage salarial

En matière de remboursement des frais professionnels, on observe de grandes disparités entre les sociétés de portage. Comme évoqué précédemment, chacune appliquera des taux de remboursement plus ou moins élevés, en prenant en compte le type de frais. Cependant, la plupart ont la possibilité de procéder à des remboursements de TVA sur les frais professionnels engagés par leurs salariés portés.

En clair : TVA collectée – TVA déductible = TVA récupérable. En conséquence, dans certains cas, cela permet aux entreprises de récupérer une part de TVA qui leur est due par l’Etat.

Bénéficiant donc d’une TVA déductible sur vos frais professionnels, certaines de ces entreprises choisiront de verser tout ou partie du montant de la TVA liée à ces frais sur votre compte d’activité. Cet aspect souligne l’importance d’étudier les offres de plusieurs sociétés de portage salarial avant de s’engager avec l’une d’entre elles : l’impact sur le chiffre d’affaires, sur la rémunération et sur les cotisations à verser par la suite est loin d’être négligeable. Chaque entreprise est en effet libre d’appliquer les pratiques de son choix (et de proposer les avantages qu’elle souhaite), dans la limite des dispositions légales en vigueur.

Frais refacturables : comment faire en cas de TVA non récupérable ?

La réponse est simple : même si dans certains cas, la TVA n’est pas récupérable sur les frais refacturables, le prestataire de service a tout de même la possibilité de la récupérer. Il lui suffit de refacturer cette part directement à son client. En effet, dans ce cas de figure, au lieu de facturer à l’entreprise cliente un montant hors taxes (HT), cette dernière se verra présenter un montant toutes taxes comprises (TTC). Tous ces éléments doivent faire l’objet d’une ligne spécifique figurant sur la facture finale.

En tant que salarié porté, il existe donc des solutions pour alléger un tant soit peu ses frais, même lorsque la TVA n’est pas directement récupérable. Cela met une nouvelle fois en évidence les avantages liés à ce statut professionnel, ainsi que les possibilités d’optimisation du revenu qui y sont associées.

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