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Déduction des frais professionnels : que peut faire un salarié porté ?

Contrairement au statut d’auto-entrepreneur, le portage salarial offre non seulement une Sécurité Sociale avantageuse, mais possède aussi un autre point fort : la possibilité de déduire certaines charges liées à l’activité professionnelle. Si vous hésitez à vous lancer en tant que salarié porté, vous devriez donc sans aucun doute vous intéresser de plus près aux aspects financiers du portage salarial !

Nous vous expliquons ici de façon détaillée quels sont les frais que vous pouvez faire supporter à vos clients ou que vous pouvez déduire pour augmenter votre chiffre d’affaires. Vous serez ainsi en mesure d’optimiser votre rémunération et de profiter au mieux des atouts du portage salarial, mais aussi de déterminer si ce statut est le plus approprié pour les types de missions que vous souhaitez mener !

Quel frais peut-on déduire en portage salarial ?-1

Pourquoi déduire vos frais en portage salarial ?

La déduction de vos frais en tant que consultant a un objectif simple : vous permettre d’augmenter votre revenu net. Mais comment cela fonctionne-t-il ? Voici l’idée.

  1. Vos frais sont d’abord déduits de votre chiffre d’affaires mensuel.
  2. Ce nouveau chiffre d’affaires est soumis aux cotisations sociales de l’URSSAF et autres organismes.
  3. Les frais précédemment déduits vous sont rétribués.
  4. Vous obtenez votre revenu net, qui est alors logiquement plus élevé que si vous n’aviez pas pris en compte les frais liés à votre activité.

Ce qu’il faut retenir est que le remboursement des frais dans le cadre de votre travail comme salarié consultant n’est pas soumis aux cotisations sociales ni à l’imposition sur le revenu. Les salariés portés ont donc tout intérêt à bien comprendre quels frais peuvent être déduits et comment les déclarer ! 

Quels types de frais peuvent-être soustraits ou remboursés ?

Lorsque l’on parle de portage salarial, on distingue plusieurs catégories de charges. Les frais de gestion correspondent à ceux qui sont prélevés par l’entreprise de portage, mais il existe aussi ce que l’on appelle les frais de fonctionnement et les frais de mission. Focus sur ces deux types de dépenses, qu’il est possible de se faire rembourser !

Les charges de fonctionnement à déduire

Dans le cadre de votre activité de salarié porté, vous êtes amené à effectuer diverses dépenses professionnelles, qui ne sont pas inhérentes à une mission en particulier. Ces frais peuvent être pris en charge par votre employeur, autrement dit l’entreprise de portage. Votre contrat détaille ces charges déductibles, que l’on peut regrouper en plusieurs catégories :

  • frais de bureautique, comme la papeterie, les cartouches d’imprimante, le mobilier (chaise de bureau par ex.), etc. ;
  • dépenses liées à l’achat de matériel informatique ou de prestations web, comprenant par exemple l’achat d’un ordinateur portable, l’hébergement d’un site internet, l’abonnement à un service comme Microsoft Office, etc. ;
  • frais de prospection et de communication, incluant, notamment, l’inscription à un salon professionnel ou encore la publicité payante en ligne.

En ce qui concerne les repas, le transport et le stationnement, différentes règles peuvent s’appliquer. Si vous disposez d’un abonnement ou d’un forfait, ces dépenses peuvent être considérées comme déductibles, et seront ainsi remboursées par la société de portage. Les règles en la matière peuvent varier d’une entreprise de portage à l’autre. Certaines proposent par exemple un forfait repas correspondant à une indemnité journalière, ou encore le remboursement de frais kilométriques basé sur le type de véhicule utilisé pour vos déplacements professionnels.

La particularité de la déduction de TVA

Les sociétés de portage qui proposent de récupérer la TVA sont peu nombreuses, mais cela peut constituer un réel avantage pour vous. En effet, grâce à ce système, l’entreprise vous reverse le montant TTC que vous avez dépensé pour l’achat de matériel ou pour une prestation quelconque, auquel s’ajoute le montant de la TVA. De cette façon, vous pouvez bénéficier d’un tarif similaire à une entreprise, bien que vous soyez un particulier en tant que salarié porté.

Ce critère peut donc avoir son importance au moment de choisir la société de portage avec laquelle vous allez travailler !

Les frais de mission refacturables au client

En complément des charges déductibles, certains frais peuvent être ajoutés sur les factures que vous éditez à vos clients. Ces frais correspondent à des dépenses que vous effectuez spécifiquement pour mener à bien une mission précise. Bien entendu, vous devez au préalable négocier avec le client la prise en charge de ces frais et les faire figurer dans le contrat de prestation. Voici quelques exemples des frais que vous pouvez imputer à vos clients :

  • frais de déplacement professionnel, par exemple le coût d’un aller-retour en transport en commun;
  • frais d’hébergement, si vous devez passer une ou plusieurs nuits dans un hôtel pour vous rendre sur un lieu de travail éloigné de votre domicile;
  • dépenses pour du matériel spécifique à la mission concernée;
  • montant des repas, par exemple si vous déjeunez dans un restaurant, etc.

Quel frais peut-on déduire en portage salarial ?-2

Quelles sont les dépenses qui restent à votre charge ?

En tant que salarié consultant en portage, vous avez donc la possibilité de déduire ou de demander le remboursement de nombreux frais. Toutefois, il existe quelques limites, pour éviter les abus et les dépenses non justifiées.

Il faut notamment savoir que les frais de fonctionnement ne peuvent pas dépasser un taux correspondant à 30 % du salaire brut que vous vous versez. Il est donc parfois judicieux d’effectuer un calcul et d’anticiper ou au contraire de reporter des achats, de sorte à pouvoir les déduire entièrement.

En ce qui concerne les frais de mission, vous n’avez en revanche aucune limite, si ce n’est celle que le client vous impose. 

En somme, toutes les dépenses qui ne seront ni déduites par la société de portage ni remboursées par le client seront à votre propre charge. Les achats de matériel et les recours à des prestations de service mixtes (à la fois professionnels et personnels) ne sont donc généralement pas déductibles auprès de votre employeur, tout comme les frais de représentation.

Comment déclarer vos frais professionnels en tant que salarié porté ?

Les entreprises de portage salarial ont chacune leur système de déclaration des frais de fonctionnement. Cela prend la forme d’une note de frais, qui se compose d’un document à remplir avec les informations relatives à vos dépenses (montant en euros, type de frais, date, etc.). Aujourd’hui, bon nombre de sociétés privilégient des solutions en ligne, voire des applications, pour la gestion de ces notes de frais. Quel que soit le moyen utilisé, vous devez toujours pouvoir justifier vos dépenses pour espérer leur remboursement.

Cela est également vrai pour les frais de mission : à moins de vous être mis d’accord avec le client sur une indemnité forfaitaire, il faudra lui présenter les justificatifs des frais engagés pour la mission.

Il est conseillé de ne pas inclure directement ces charges à la facture de prestation réalisée, mais d’éditer une facture annexe qui concerne uniquement les frais de mission. De cette façon, vous scindez clairement la rémunération de votre travail et le calcul de vos indemnités de frais de mission.

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