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Externaliser sa comptabilité : combien ça coûte pour un consultant ?

Externaliser sa comptabilité : combien ça coûte pour un consultant indépendant ?

On est rarement un professionnel de l’informatique et un pro de la comptabilité. Lorsque l’on exerce son métier en tant que consultant indépendant, une bonne gestion comptable et administrative s’impose pour dormir tranquille. Quelles sont les obligations comptables en fonction de son statut ? Quel est le coût à prévoir ? Pourquoi le portage salarial offre une alternative sécurisée pour se lancer comme indépendant sans créer de structure juridique ?

Le coût d’un comptable pour une activité de consultant indépendant

Pour une activité de consultant en informatique (en SASU, EURL, SARL ou entreprise individuelle), le coût moyen d’un cabinet d’expertise-comptable chaque mois se situe entre 200 à 300 euros, pour un chiffre d’affaires du consultant entre 8 et 10 000 euros. Ce tarif varie en fonction des missions et tâches qui sont confiées au cabinet d’expertise comptable.

Ce dernier peut par exemple réaliser, en plus des missions comptables (suivi des opérations comptables, comptes de résultats et bilan annuel…), la création de votre société, l’envoi des factures, la gestion des notes de frais, l’édition des fiches de paie… Ce sont des éléments sur lesquels il faut se mettre d’accord au moment de s’engager avec un cabinet d’expertise comptable. Ils influencent le coût et le mode de tarification : au forfait mensuel ou au coût horaire.

Coût d’un comptable vs coût du portage salarial

Pour comparer le coût de la tenue d’une comptabilité au montant des frais de gestion d’une société de portage salarial, le spectre d’analyse doit être large. En portage salarial, un contrat commercial avec votre client est signé par InfoPortage sur la base de la mission négociée (lieu, durée, tarif...). Vous signez un contrat de travail avec InfoPortage. Vous transformez chaque mois le chiffre d’affaires encaissé en salaire.

Les 5% de frais de gestion (plafonnés à 500€ mensuels avec InfoPortage) ne correspondent pas seulement au fait de vous libérer d’une tenue de comptabilité. Ils financent la réalisation d’un grand nombre de tâches administratives, que vous devriez sinon, soit mener par vous-même, soit sous-traiter.

En créant sa propre structure juridique (SASU, EURL, SARL, entreprise individuelle…), on peut également avoir besoin d’être conseillé sur divers aspects juridiques de l’activité (rédaction des statuts, conformité des contrats commerciaux, choix des régimes sociaux et fiscaux, régime de TVA, souscription d’assurances, gestions des impayés et du recouvrement…). Faire appel à une consultation d’un expert-comptable ou d’un avocat représente un coût supplémentaire. Une heure de conseil expert est souvent facturée plus de 100 euros HT.

En portage salarial, les frais de gestion versés chaque mois vous allègent de l’ensemble de cette charge de travail, de cette charge financière et de cette charge mentale.

La différence entre un coût mensuel et un coût annuel

En créant une structure juridique, les frais de comptabilité, tout comme les contrats d’assurance souscrits, sont des charges fixes annuelles. Elles sont dues même si vous ne facturez pas de mission. Vous ne pouvez pas les suspendre momentanément. Avec un cabinet comptable, un engagement contractuel est le plus souvent prévu, car la prise en main d’une entreprise nécessite du temps et de l’énergie. Le délai de préavis pour mettre fin au contrat de collaboration est d’ailleurs également à aborder.

Les frais de gestion d’une société de portage salarial sont, pour leur part, calculés et appliqués au mois le mois. Il n’y a aucun engagement. Vous pouvez tester le portage salarial sur quelques mois, d’autant plus qu’il est mis en place en 24 heures. En cas de pause dans une collaboration, d’un ou plusieurs mois, il n’y a aucuns frais fixes pour le consultant informatique.

Tableau de comparaison

 

 

Missions réalisées pour vous

Par la société de portage salarial Par un cabinet d’expert-comptable pour une

EURL, SARL, SASU ou entreprise individuelle

Administratif :

Rédaction des contrats

Envoi des factures

Encaissement des paiements

 

 

 

5% de frais de gestion plafonnés à 500€ mensuels chez InfoPortage*

 

(pas de frais fixes à régler les mois sans mission)

 

À budgéter en supplément

Comptabilité et responsabilité RH :

Déclarations et versements des cotisations fiscales et sociales

Gestion des frais professionnels

Édition de la fiche de paie et paiement du salaire

 

 

 

Entre 200 et 300€

Service juridique :

Validation des contrats

Gestion des impayés et recouvrement

Assurance RC Pro et Garantie financière

 

À budgéter en supplément

*À noter que les frais de gestion en portage salarial couvrent :

  • Les coûts de l’avance de votre salaire.
  • Les frais de tenue de compte bancaire

Quelles sont les obligations comptables par statut ?

En portage salarial

Un consultant en informatique porté n’a aucune obligation comptable à remplir. Sa situation juridique est équivalente à celle d’un salarié classique qui perçoit chaque mois un salaire, assorti d’un bulletin de paie. La seule différence, c’est que vous prenez l’initiative à la fin du mois de déclencher votre paie au regard du chiffre d’affaires facturé.

Autre élément confortable, un compte bancaire professionnel n’est pas nécessaire. Vous n’avez aucun virement à opérer pour percevoir votre rémunération. C’est la société de portage salarial qui s’en occupe tout comme de l’édition des factures, l’envoi, l’encaissement et le suivi des délais de paiement…

EURL, SARL, SASU et entreprise individuelle

Un bilan comptable et un compte de résultat sont à réaliser chaque année par une SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) ou une entreprise individuelle (entreprise sans création d’une personne morale) au-delà d’un chiffre d’affaires de 72 600 euros HT annuel (pour 2021).

En SARL (société à responsabilité limitée) ou en EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée),  le bilan comptable et le compte de résultat sont obligatoires, quel que soit le chiffre d’affaires.

Quelles sont les obligations ?

  • Le livre-journal : enregistrement chronologique de toutes les opérations comptables.
  • Le grand livre : toutes les opérations par numéro de compte en les ventilant selon le plan comptable utilisé par l’entreprise.
  • Bilan comptable annuel (actifs et passifs au patrimoine de l’entreprise : capitaux propres, dettes financières, trésorerie, créances clients, dettes fiscales et sociales…).
  • Compte de résultat (opérations de l’exercice écoulé et se soldant par le résultat de l’exercice) : chiffre d’affaires, achats, frais généraux, impôts et taxes…

Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans. Les comptes annuels de l’entreprise, pour les SARL, les EURL et les SASU, doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce.

Le régime réel simplifié d’imposition

Avec le régime réel simplifié d’imposition (accessible jusqu’à 238 000 euros de CA en 2021 pour les prestations intellectuelles) il est possible de tenir une comptabilité de trésorerie plutôt qu’une comptabilité d’engagement. Dans ce cas, l’enregistrement en cours d’exercice comptable concerne les encaissements et les paiements. À la clôture de l’exercice comptable, l’ensemble des créances et des dettes en cours sont enregistrées.

Le régime micro-BNC (micro-entreprise)

En dessous de 72 600 euros HT annuel (pour 2021), le régime micro-BNC (Bénéfice non commercial), appelé aussi régime déclaratif spécial, peut s’appliquer.

Quelles sont les obligations ?

  • Tenir un livre des recettes dans lequel sont enregistrés par ordre chronologique :
  • Montant et origine des recettes (identité du client ou de la société mandataire).
  • Mode de règlement.
  • Références des pièces justificatives (numérotation des factures, notes).

Le document doit être accompagné des factures et pièces justificatives. Il pourra être demandé par l’administration fiscale.

  • Déclarer tous les mois ou tous les trimestres son chiffre d’affaires à l’Urssaf.

 

  • Disposer d’un compte bancaire dédié (dès le dépassement d’un chiffre d’affaires de 10 000 euros sur 2 ans) pour encaisser les recettes et effectuer des prélèvements pour sa rémunération par virement bancaire vers son compte personnel.

À savoir pour les activités hors prestations intellectuelles : la vente de marchandises, d'objets, de fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou des prestations d’hébergement nécessite la tenue d’un registre des achats complémentaire au livre des recettes.

Distinguer micro-BNC et exonération de TVA

Le régime micro-BNC (pour un CA de moins de 72 600 € HT annuel en 2021) est dissocié de la franchise en base de TVA (jusqu’à 34 400 euros HT de CA pour 2021). Ce régime spécial permet une exonération de la TVA sur les prestations facturées. Les factures sont éditées sans mention de TVA.

Rappel : l’exonération de TVA sur les prestations de conseil induit que les frais professionnels ne peuvent pas être déduits du chiffre d’affaires réalisé. La TVA ne peut également pas être récupérée, sur les achats d’équipements informatiques par exemple. La récupération de la TVA est un avantage que proposent certaines sociétés de portage salarial, comme InfoPortage, à leurs consultants portés.

Si vous avez des frais professionnels importants dans vos activités de consultant en informatique, faites-vous conseiller pour savoir quel choix est opportun pour vous. Le fait de déduire les frais professionnels de votre chiffre d’affaires représente une augmentation significative de votre rémunération nette.